교수님, 날 보고 있다면 정답을 알려줘! 이 메일 괜찮은 걸까?

교수님, 날 보고 있다면 정답을 알려줘! 이 메일 괜찮은 걸까?

어렵다 어려워 메일 작성! 편하게 주고받는 한두 마디에 길들여진 우리, 막상 교수님에게 메일을 보내려니 어떻게 보내야 할지 이것저것 고민이 되는데.. 그래서 준비했다 메일 작성 상식! 교수님의 코멘트까지 별첨 되어 있으니, 밑줄 쫙! 별표 세 개! 돼지꼬리 땡땡! 하고 유심히 살펴보자

 

SK Careers Editor 류재욱

1. 명확한 제목 작성

대부분의 교수님들은 여러 과목을 맡아 강의하신다. 또, 동일 과목 다른 시간대의 경우도 많기에, 제목에 어떤 수업을 듣는지에 대한 언급을 해주는 것이 좋다. 메일의 목적을 나타낼 수 있는 명확하고 간결한 한 문장을 제목에 넣도록 하자. 

[교수님 코멘트]

“수업 외적으로 받는 메일도 많고, 성적 정정 기간처럼 메일이 집중적으로 많이 오는 때가 있어요. 이럴 때, 어떤 수업과 관련된 메일인지, 또 메일을 보내는 목적이 무엇인지를 한 번에 확인할 수 있도록 제목을 작성한다면 교수 입장에서는 확인이 훨씬 수월해지죠.”

2. 간단한 자기소개와 인사는 확실히

수강하고 있는 과목명, 시간대와 더불어 학과 학년 이름 등을 포함하여 교수님께 인사를 드리도록 하자. 또 메일의 마무리에 감사 인사도 잊지 말자.

[교수님 코멘트]

“제가 받았던 황당한 메일 유형 중 하나가 이와 관련된 거예요. 메일을 확인해 봤더니 누구인지도 밝히지 않고, 심지어 어떤 수업인지도 언급하지 않은 채 질문을 한 학생이 있었어요. 메일 아이디를 통해서 어떤 학생이지 유추하거나, 어떤 수업을 듣는 누구인지에 대한 메일을 다시 보내야 하는 수고로움이 있었어요. 자기가 누구인지는 꼭 밝혀줘야 합니다.”

3. 파일 첨부 시엔 내용에 꼭 언급할 것

파일 첨부 시에는 이를 알리는 내용을 메일에 꼭 넣어주도록 하자. 파일이 첨부되었는지 스스로 한 번 더 확인해볼 수 있음은 물론, 교수님에게 파일의 존재를 한 번 더 상기시켜줄 수 있다. 추가적으로, 파일이 제대로 열리는지 확인해보고 보내는 센스!

 

[교수님 코멘트]

“과제를 메일로 받은 적이 있었는데, 첨부 파일을 열어보니 비밀번호가 걸려있다던가, 혹은 파일이 첨부되지 않은 채로 오는 경우도 종종 있답니다. 또, 첨부한 파일이 깨져서 열리거나 하는 경우도 많아서 파일을 다양하게 여는 방법을 연구하기도 했답니다. 파일을 첨부할 때에는 파일 첨부 언급은 물론 제대로 첨부가 되었는지 확인하고 보내주면 좋을 것 같아요.

4. 보내기 전 검토는 필수

왜 오탈자는 보내고 나서야 보이는가. 이러한 실수를 반복하지 말자. 메일 보내기 전 최종 점검은 필수. 또, 맞춤법 검사기를 한 번 돌려보고 제출하는 것도 좋은 방법이다. 교수님에게 보내기 전 나에게 먼저 보내 메일이 어떻게 보이는지 확인해 보는 방법도 추천한다.

  

A 교수님 : “목적이 분명히 있는 메일 같은 경우에는 길게 쓰는 것보다 컴팩트하게 작성하는 것이 좋아요. 기승전결 갖추어서 길게 작성한 메일 같은 경우에, 원하는 바가 결국 마지막에 나오게 되는데, 메일이 집중적으로 오는 기간에는 모든 메일을 처음부터 끝까지 집중해서 다 읽기에는 어려움이 있거든요. 전할 바가 있다면, 두괄식으로 명확하게 얘기해주는 게 좋습니다.”

L 교수님 : “교수 저마다의 패턴과 성향이 있다고 생각합니다. 어떠한 목표를 개진시키기 위해 메일을 작성할 땐, 본인의 패턴에 맞게 쓰는 게 아니라 교수의 패턴에 맞추어 쓰는 게 맞다고 생각해요. 교수뿐 아니라 모든 대상에게 해당되는 내용인데, 커뮤니케이션은 상대를 지향하는 것이지 스스로를 지향하는 것이 아니거든요. 소통하는 순간 상대를 지향해야 본인이 원하는 목표를 달성할 수 있다고 생각합니다. 메일 작성할 때 이러한 맥락을 잘 고려했으면 좋겠어요.”

물론 교수님 by 교수님이겠지만, 진심은 언제나 통하는 법! 격식에 맞추어 진심을 담아 작성한 메일이라면, 어떠한 교수님이라도 내가 제시한 의견에 대해 한 번 더 숙고해주시지 않을까? 더 이상 실수하지 않고, 예절을 갖춘 메일로 교수님에게 내 마음을 전해보자.