기획 직무의 역량을 키울 수 있는 교내 활동, ‘축제 기획단’

기획 직무의 역량을 키울 수 있는 교내 활동, ‘축제 기획단’

축제 시즌이 다가오면 올라오는 기획단 모집 공고문! ‘축제 기획단에서 어떤 일을 하나요?’라는 질문의 궁금증을 해소해 드리고자, 한양대학교의 봄 축제 기획자 두 분을 만나보았습니다.

 

SK Careers Editor 이소정

진실: 융합전자공학부에 재학 중인 3학년 공진실입니다.

유영: 스포츠산업학과에 재학 중인 4학년 최유영입니다.

진실: 현재는 동아리 연합단의 지원국 소속입니다. 지난 5월 축제에서는 동아리 연합단의 소속이 아닌 축제 기획단원으로 일했었습니다. 그중에서도 이벤트를 담당해 게임을 기획하고 진행하였습니다.

유영: 동아리 연합회 홍보국장입니다. 올해 5월 축제에서도 전반적인 홍보 업무를 담당했었습니다. 

먼저 한양대학교 축제는 총학생회와 동아리연합회에서 담당합니다. 총학생회는 동아리 외 모든 공연과 부스를 관리합니다. 저희는 동아리 연합회 소속이며, 축제 내 동아리 부스와 동아리 공연을 도맡아 기획합니다. 홍보, 지원, 사무, 대외협력, 시설로 총 5개의 국으로 구성되어 있습니다. 

대외협력국에 대해 추가적으로 설명을 하자면, 기업들과 협력하여 계약을 체결하는 일을 맡고 있습니다. 기업들은 대학 축제에 자사 브랜드의 음식과 제품을 지원하면서 홍보 효과를 얻게 됩니다. 올해 5월 축제에서 총학생회는 ‘삼성 오디세이(게이밍 노트북)’를 협찬 받아, 대학 간 배틀그라운드 대회를 교내 노천극장에서 개최하였습니다.

진실: 에브리타임 축제 기획단 모집 홍보글을 통해 지원하였고 약 7대 1의 경쟁률 뚫고 참여하게 되었습니다. 기획단은 학교 축제를 더 재미있게 즐길 수 있는 기회라고 생각했습니다. 그리고 지원 당시 학과 외 대학 교내활동을 경험하지 못했기 때문에 좀 더 색다른 대학생활을 기대한 바가 컸습니다.

유영: 지인인 동아리연합회장의 추천으로 동아리연합회에 가입하였습니다. 그리고 동아리 연합회는 축제가 되면 관련 업무를 이어서 하기 때문에, 자연스럽게 축제 홍보 업무에 참여하게 되었습니다. 또한, 전반적인 기획 업무에 관심이 많았고, 관련 역량을 쌓을 수 있는 기회라고 생각했습니다.

진실: 축제 기획단원은 5월에 집중해서 활동했습니다. 처음에는 게임이벤트, 일정 계획, 홍보물 제작 등 각자의 역할을 배정받습니다. 저는 게임 이벤트를 담당했었는데, 동아리 부스와 축제 공연 이벤트를 기획했습니다. 많은 학생이 이벤트에 참여할 수 있도록 게임 종목과 상품을 선정합니다.

올해는 다트던지기를 진행해 점수가 높은 순서대로 상품 주는 방식으로 진행했습니다. 1등의 경우 10만 원 상당 외식 이용권이었습니다. ‘SNS 댓글 달기’와 ‘축제 공연 참여’를 상품 수령 조건으로 하여 전반적인 참여율을 높였습니다. 

유영: 4월 중순부터 동아리 연합회에서 축제를 운영해나갈 기획단원을 어떻게 구성할지 계획합니다. 그리고 중간고사 기간에 모집 공고문을 각 커뮤니티에 올리며, 5월 직전까지 모집 과정이 진행됩니다. 모집이 완료되면 각자 소속팀에서 맡은 역할을 수행합니다. 

홍보팀에서는 축제 기간 이전에 교내 동아리를 대상으로 교육을 진행하고 각 동아리의 부스 배치를 합니다. 그리고 슬로건, 전단지, 현수막 등 전반적인 홍보물을 제작합니다. 축제 기간에는 교내 부스 구성도도 제작하여 배포합니다.

축제 기간에 집중적으로 시간을 투자하게 되고, 5월 이후에는 보고 외에 별다른 업무가 없습니다. 축제 당일 자정이 지나간 이후에는 부스 철거, 쓰레기 처리, 귀가 조치 등의 역할을 수행했습니다.

직접 소속사와 연락해 섭외하며 일반적인 지역 행사와 비슷한 절차로 진행됩니다. 먼저, 어떤 가수를 섭외할지는 대중성을 고려해 결정합니다. 보통 기획단원 지인들에게 어떤 가수를 초청하고 싶은지 물어봅니다. 그리고 몇몇을 추려 리스트를 만들고 금액과 일정을 조율합니다. 최종적으로 학교 축제와 가장 적합한 가수를 섭외합니다. 가장 중요한 건 어떤 가수가 올지는 축제 직전까지 극비입니다!

사실 축제 기간 직전에 법안이 통과되었기 때문에 특별한 대안은 만들지 못했습니다. 동아리 부스에서는 음식만 판매하고 교내 허가된 업체에서 주류를 구입하도록 조치했습니다. 그리고 교내 편의점과 음식점에 연락해 충분한 물량을 확보하도록 했습니다. 

진실: 게임 상품으로 치킨 스무 마리를 준비했어야 했는데, 당일 날 음식점과 연락이 닿지 않아 급하게 일을 처리했던 것이 가장 기억에 남습니다. 이벤트 3-4시간 전에 사건이 발생해 많이 당황했었지만 재빠르게 단체 채팅방에 문제를 알렸습니다. 그리고 경험이 많은 기획단원 선배님들의 조언을 받아 다른 업체와 연락하여 제 시간 안에 문제를 해결할 수 있었습니다. 

유영: 새롭게 축제 슬로건을 제작하며, 제 아이디어가 최종 문구로 채택된 것이 가장 기억에 남습니다. 저희 34대 동아리연합회 명칭이 ‘RENEW’인데, 이를 슬로건에 효과적으로 표현하고자 했습니다. 그 결과물이 바로 ‘RENEWAL, BE NEW ALL’이었습니다. 운(라임)을 맞춰 ‘새로운 마음가짐으로 새로운 축제 구성하다.’라는 의미를 담았습니다. 모든 기획단원들이 아낌없이 칭찬해주었고, 저의 문구로 슬로건을 제작해 매우 기뻤습니다.

<홍보팀 유영양의 아이디어로 제작된 2018 대동제 슬로건>

진실: 저는 기획단원들 간의 의사소통이 중요하다고 생각합니다. 공연, 게임 등 여러 업무를 진행하면서 도움이 필요한 경우가 많은데, 그리고 동아리 회장들과 기획단원들 간의 불만이 생기면 솔직하게 말하려고 노력했습니다.

유영: 축제를 즐기는 사람들의 에티켓도 중요하다고 생각해요. 저희 기획단원들은 이를 위해 축제 기간에 에티켓 관련하여 집중적인 공지를 진행했습니다.

진실: 명확한 의사 전달이요! 기획 과정 중 애매모호한 말로 첫 단추가 잘못 끼워지면 나중이 힘들어지는 것 같아요. 그리고 자신과 의견이 다르다고 배척하기 않고, 상대방의 모든 말을 주의 깊게 듣는 태도도 중요하다고 느꼈습니다. 

유영: 저도 다양한 가치관을 존중할 줄 알아야 한다고 생각합니다. 그리고 업무가 다양한 만큼 끝까지 해낼 수 있는 성실함이 가장 기본적으로 갖춰야 할 역량입니다!

모든 궁금증이 해소되셨나요? 한 분야의 ‘기획자’를 꿈꾸고 있는 대학생 여러분, 진실양과 유영양처럼 멋진 축제 기획자가 되어 자신의 역량을 맘껏 펼쳐보시길 바랍니다!