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Excel 능력, 이게 바로 일 잘하는 신입사원의 길

직장에서 Excel의 활용도는 업무의 대부분이라고 해도 될 정도로 높다. 그렇기 때문에 Excel을 잘하는 자는 칭찬받는 신입사원이 될 수 있는 지름길이라고 할 수 있겠다. Excel을 통한 분석을 위해 우선 회사 생활이라는 상황 속에서 일어날 수 있는 상황에 비춰 업무에 있어서 아주 빈번하고 유용하게 쓰일 수 있는 Excel 스킬과 단축키를 소개해 보겠다.

 

 

SK Careers Editor 이관형

 

 


 
1.  두 개의 셀을 하나의 셀로 만들기 - &
입사 한 지 3일째,  과장님께서 “이봐, 이 사원 고객들의 성과 이름을 하나의 셀로 만들고 싶은데 이거 어떻게 하는지 알고 있나?”라고 물어 보신다. 이때 나의 올바른 대처법은? '&'을 사용하는 것이 정답이다. 숫자면 '+'를 통해 합산할 수 있지만, 텍스트는 불가능하다. 하니, 이때엔 앤드(&)로 합쳐 주자, 그러면 일을 빠르게 엔드(End) 할 수 있다.
 

 

 


2. 하나의 셀의 내용을 두 개의 셀로 만들기
반대로 한 개의 셀에 입력된 텍스트를 두 개의 셀로 나누고 싶은 경우엔 텍스트 나누기를 이용하자. 나누고자 하는 셀을 지정한 후 데이터의 '텍스트 나누기'를 눌러 실행할 수 있다.

 

텍스트 나누기를 누르면 다음과 같은 창이 나타난다. 
 

 

 

 

단, 텍스트 나누기를 하기 위해서는 지정된 셀에 구분자가 존재해야 한다. 여기서 구분자란, '1992.05.11'의 . 과 같이 텍스트 사이를 구분해 주는 지점을 말한다. 공백 혹은 쉼표, / 와 같은 기호도 구분자다.

 

 


3. 셀 지정 빠르게 하기
오늘까지 데이터 정리를 부탁받은 이 사원. 데이터의 행만해도 23,907개 열은 CS열까지 있다. 이걸 언제 다 드래그 해서 셀 지정을 할 수 있을까? 생각보다 간단하다. Ctrl키와 Shift키를 이용하면 순식간에 가장 아래에 위치한 셀과 데이터의 끝점으로 이동할 수 있다.


 

4. 행, 열 추가하기
행과 열을 추가를 간편하게 할 수 있는 단축키가 있다. Ctrl과 Shift를 +와 함께 누르기다. 보통은 마우스 우클릭해서 새로운 열과 행을 만들지만, 여러 번 클릭하면 귀찮고 일이 더디기 마련. 이때 단축기를 사용하면 후다닥 완료! 핵이득 이때 셀에 적용시키기 위해서 추가하고자 하는 셀 영역을 가로 축인지, 세로 축인지 미리 지정해주는 센스가 필요하다.

 


 
5. IF문 사용하기
“이 사원! 자네 혹시 Excel 좀 하나? 여기서 말이야 IF문을 써야 할 것 같은데… 내가 사실 배웠는데 오래되어서 기억이 하나도 안 나. 자네가 대신 좀 봐줄 수 있겠나?” 훗날 이러한 일이 발생한다면 당황하지 말고~ 이 글을 기억하시길.  어렵지만 그 만큼 유용한 테크닉이라 IF문을 알면 어디서 Excel 좀 할 수 있군, 하는 소리 좀 들을 수 있다. 조건에 따라 값을 따로 처리하는 IF문을 사용하는 방법을 예시와 함께 살펴보자.

 

직위가 부장이면 1을, 차장이면 2를, 그리고 과장이면 3을 넣고 싶다면?

 


 

일단, IF문의 논리를 살펴보자. IF(조건문, 조건이 참일 때의 값, 조건이 거짓일 때의 값)이 기본적인 IF문이다. 해석하면, '엑셀아, 만약에 부장이면 1 넣어줘, 아니면 2로 기입하고 말야'라고 말하는 식이다. 

 

그런데, 한 개의 변수로 두 가지의 결과 값을 얻고자 할 때는 한 개의 IF문이면 가능하지만, 위의 예제처럼 3가지 이상의 결과를 얻어야 할 경우는 어떻게 해야 할까?

 

방법은 IF문에 또다시 IF문을 더해 쓰는 것이다. 위의 예제는 두 번의 IF문으로 해결할 수 있다. IF(조건문, 조건이 참일 때의 값, IF(조건문, 조건이 참일 때의 값, 조건이 거짓일 때의 값)과 같이 작성하여 세 가지의 결과를 낼 수 있다.

 

그래서 정답은 =IF(J64="부장",1,IF(J64="차장",2,3))과 같이 나타낼 수 있다. '엑셀아, 부장이면 1, 차장이면 2, 부장도 차장도 아니면 3이라고 적어 줄래?' 라고 말하는 식이다. 

 

그런데 “이 사원! 여기 마케팅 부서에 차장들만 보고 싶은데?”라고 과장님이 또 물으신다면? 이럴 땐 IF문과 함께 AND나 OR을 사용하자.  =IF(AND(I64="마케팅",J64="차장"),"O","X").  '자, 엑셀아! 너에게 또 다른 미션이 주어졌다. 마케팅 부서에 차장이면, O라고 적어줘, 아닌 사람들은 모두 X라고 기입해 주렴!'

 

여기서 핵심은 AND의 위치이다. IF의 조건문에 AND를 입력하여 조건을 주고 뒤에는 두 조건을 모두 만족하는 값과 만족하지 않는 값을 넣으면 된다. OR역시 AND와 동일한 위치에 넣어 사용할 수 있다.


6. VLOOKUP
실무에 있어서 가장 자주 쓰인다고 할 수 있는 것이 ‘VLOOKUP’함수다. VLOOKUP은 IF문을 이용하여 할 수 있는 결과 계산을 보다 쉽게 할 수 있는 장점이 있다. 따라서 위에서 이미 실행한 예제를 VLOOKUP을 이용해 처리해보도록 하자.
 


 

VLOOKUP의 기본적인 함수식은 다음과 같다.
=VLOOKUP(LOOKUP_VALUE,TABLE_ARRAY,COL_INDEX_NUM,RANGE_LOOKUP)


LOOKUP_VALUE에 들어갈 값은 내가 찾고자 하는 값이고, TABLE_ARRAY는 한마디로 내가 찾아야 할 값이 존재하고 입력하고 싶은 값이 존재하는 테이블이다. COL_INDEX_NUM는 내가 입력하고 싶은 값이 TABLE_ARRAY에서 몇 번째 열에 포함되는지 입력하는 칸이다. RANGE_LOOKUP은 TRUE와 FALSE값을 반환하는 인수로 1(=TRUE)는 유사하게 일치하는 조건을 의미하고 0(=FALSE)는 반대로 정확하게 일치하는 조건을 찾는 것을 의미한다.


따라서, 찾고자 하는 값이 포함된 직위 열에 포함 된 셀 하나를 LOOKUP_VALUE에 입력하고 TABLE_ARRAY에는 위의 그림 왼쪽 상단에 위치한 직위와 직위코드에 관한 테이블을 지정하면 된다. 위의 테이블에서 직위코드는 2번째 열에 배치되어 있으므로 COL_INDEX_NUM에는 2를 입력하면 된다. 마지막 RANGE_LOOKUP의 경우 FALSE에 해당하는 값에 해당하는 0을 입력하면 된다.


그래서 코드에 입력하면 되는 함수식은 =VLOOKUP(H19,$C$18:$D$21,2,0)이다.


VLOOKUP 꿀팁

TABLE_ARRAY를 지정할 때 드래그를 해도 좋고 Ctrl + Shift + 방향키로 해도 좋지만, 꼭 해야 할 것은 셀 영역을 고정시키는 것이다. 셀을 고정시키기 위해선 지정된 셀의 숫자와 문자 앞에 $를 붙이면 된다. 그런데, 일일이 붙이기 불편하다.


그래서 준비한 꿀팁 F4. 셀 지정을 위해 드래그와 Ctrl + Shift + 방향키를 한 후 F4키를 누르면 숫자와 문자 바로 앞에 $가 각각 삽입된다. 알고 나면 편한 것을… 일일이 $를 붙이고 있지 말길 바란다.


VLOOKUP 고급 스킬- TRUE와 FALSE의 차이 이용하기
예를 들어, 학점을 주는 경우를 생각해보자.
 

 


평균 점수에 따라서 성적에 A, B, C, D, F 성적을 입력해야 한다. 위의 보기와 같이 성적을 나눌 수 있는 방법으로는 3가지를 생각해 볼 수 있다. 만약 야근을 하고 싶다면 1번을 선택하면 되겠다. 가장 쉽고 빠르게 적용할 수 있는 VLOOKUP을 이용하는 방법을 알아보도록 하자.


=VLOOKUP(평균, 우측 테이블, 2, RANGE_LOOKUP)으로 우선 나타낼 수 있다. RANGE_LOOKUP값으로 완벽히 일치하는 0과 유사하게 일치하는 1을 넣을 수 있다. 이번에는 1을 대입하여 문제를 해결할 수 있다. RANGE_LOOKUP의 값으로 1을 대입하면 가장 근사한 값을 넣어 주기 때문이다.

 

7. 피벗테이블
VLOOKUP과 함께 많이 쓰이는 것이 피벗테이블이다. 칭찬받는 신입사원이 되고 싶다면 이 또한 마스터하는 것이 좋지 않을까? 그렇다면, 피벗테이블은 언제 사용해야 할까. 대량의 데이터를 빠르게 분석해 한눈에 보고 싶을 때 사용한다. 원본 데이터를 다양한 방식으로 요약해 표시할 수 있고, 또한 원하는 결과만 강조할 수 있어서 수치를 다룰 때 특히 좋다. 단순 통계와 분석에 용이한 피벗테이블에 대해 알아보도록 하자.

 

 


 
피벗테이블은 삽입 탭의 가장 왼쪽에 위치한다. 피벗테이블 역시 생성하기 위해선 필요한 데이터가 있는 셀을 지정을 먼저 시행 해야 한다. 셀을 지정한 후 피벗 테이블을 누르면 다음과 같은 창이 나타난다.

 


 
확인을 누른 후, 아래와 같은 피벗테이블 필드가 생성되면 활용 목적에 맞게 변수를 배치시키면 된다.
 


 

피벗테이블을 잘할 수 있는 방법은 꾸준한 연습이다. 가장 중요한 것은 활용 목적에 맞게 변수를 필드에 배치 시킬 수 있는 감을 익히는 것이라 할 수 있다. 특별한 단축키 없이 마우스만으로도 훌륭한 분석이 가능하니 정말 간편하다. 훗날 과장님이 “작년 하반기 매출액이 어떻게 되는지 좀 알려줘”라고 묻는다면 피벗테이블로 순식간에 해결할 수 있는 신입사원이 될 수 있을 것이다.

 

실무에서 Excel의 활용도는 매우 높다. 신입사원이 업무에서 Excel을 사용함에 있어서 위에서 소개한 방법들을 미리 알고 간다면 보다 빠르고 편리한 업무처리가 가능할 것이다. 소개한 내용 이 외에도 업무에서 쓰일 수 있는 방법들은 굉장히 다양하니, 미리미리 배워보는 것을 추천한다.

 

 

 

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Posted by SK Careers Journal skcareers

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